331.2 - Набор, заявления и прием на работу

ОБЪЕМ:  Настоящие Политика и Процедура распространяются на всех сотрудников округа Лаример и сотрудников офиса окружного прокурора Восьмого судебного округа (ссылка F), за исключением сотрудников офиса шерифа округа Лаример в соответствии с Политикой округа Лаример BCC P # 15A ( ссылку Е).

ОБЯЗАННОСТЬ:  Директор по персоналу управляет этой политикой.

ЛОКАТОР ИЗМЕНЕНИЙ:

1. Ссылка Н (добавленный)
2. Раздел III
3. Раздел V
4. Незначительная уборка всей политики, чтобы отразить текущую практику или терминологию.

ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРА:

I. ОБЩАЯ ПОЛИТИКА: 
Сотрудники нанимаются на работу и продвигаются по службе на основе открытого конкурса на основе квалификации и потенциала для качественного выполнения работы и общего соответствия должности. Чтобы помочь в обеспечении недискриминационного найма и трудоустройства, округ соблюдает все применимые законы о равных возможностях при трудоустройстве (EEO) (ссылка B) и свою политику EEO (ссылка A).
 

II. ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ: 
Кандидаты должны заполнить онлайн-форму заявки округа и любую другую необходимую документацию до крайнего срока и времени, указанных в каждом объявлении о вакансии. Кандидаты могут приложить резюме или другую соответствующую информацию вместе с заявлением округа. Кандидат должен подать заявку на каждую должность, которую он хочет рассмотреть. Только заявления, поданные через онлайн-систему вакансий округа, имеют право на рассмотрение, если иное не одобрено директором по персоналу. Заявки принимаются на текущие вакансии, в дополнение к позициям с текущими списками приемлемости.
 

III. ОБЪЯВЛЕНИЯ О ВАКАНСИИ: 

О. Вакантные должности публикуются на странице «Карьера округа» отделом кадров. Должности могут быть указаны как внешние или внутренние возможности. В случае письменного одобрения директором по персоналу или назначенным им лицом (приложение 4) временная вакансия на срок менее шести месяцев не может быть размещена или рекламирована.

B. Сообщения округа будут включать заявление о том, что округ Лаример является работодателем с равными возможностями трудоустройства (EEO).
     (ссылка Б).

C. Внешние объявления о вакансиях публикуются на странице «Карьера округа» не менее восьми дней.

D. Внутренние объявления о вакансиях публикуются на странице «Карьера округа» в течение как минимум четырех дней.

E. Все затраты на рекламу/медиа несет отдел или офис по найму.

F. Гибкие штатные должности размещать не нужно (Список вакансий персонала Flex)

IV. ПРОВЕРКА ЗАЯВЛЕНИЙ НА РАБОТУ: 

О. Отдел кадров округа сохраняет все заявления о приеме на работу. Скрининг может проводиться отделом кадров или отделом/офисом по найму. Все заявления должны быть проверены на основе связанных с работой знаний, навыков и способностей, которые указывают на наибольший потенциал для качественного выполнения работы. Все кандидаты должны быть проверены и проинтервьюированы одинаковым образом с одними и теми же основными вопросами.

B. Заявки сначала проверяются отделом кадров на минимальную квалификацию. Кандидаты, не соответствующие минимальным квалификационным требованиям, отсеиваются. Кандидаты, соответствующие минимальной квалификации, затем отбираются на основе наиболее квалифицированных с точки зрения критериев, связанных с работой.

C. После завершения проверки отдел найма выберет лучших кандидатов для собеседования.

D. Если квалифицированных кандидатов недостаточно, менеджер по найму может повторно опубликовать вакансию до тех пор, пока не будет получено достаточное количество квалифицированных кандидатов.

E. Менеджер по найму делает окончательный выбор для найма и уведомляет отдел кадров.

F. Менеджеры по найму должны уведомить всех кандидатов о статусе их заявки в течение 15 дней после даты окончания размещения.

G. Наем связанных лиц: Лицо, связанное посредством брака, в том числе родственными отношениями, кровными отношениями или через усыновление, не будет:

• участвовать в принятии любого решения о найме, удержании, продвижении по службе, наказании
• определить заработную плату
• повлиять на статус занятости или компенсацию

этого человека. Лицо, принимающее решения, реорганизует рабочий процесс, структуру отчетности и т. д. с одобрения директора по персоналу или его уполномоченного лица.

Менеджеры по найму не будут предоставлять конкурентное преимущество связанным лицам сотрудника.

V. ПОДГОТОВКА:

После регистрации кандидата все письма с предложениями, заявления о приеме на работу и документы о новом найме хранятся в Интернете в течение соответствующего периода хранения документации отделом кадров (ссылка G). Любые документы о собеседовании и приеме на работу будут отправлены в отдел кадров для хранения в течение соответствующего периода хранения. Документы, отправляемые в отдел кадров, должны иметь форму отправки пакета интервью (ссылка H) в качестве титульной страницы.

Если работник из одного отдела или офиса округа нанимается другим, отдел или офис по найму берет на себя весь отпуск и любые другие применимые льготы, которые получил переведенный сотрудник. По вопросам компенсации, связанным с переводом, см. Политику компенсации (округ Лаример). Политика управления персоналом 331.5). Менеджеры по найму, проверяющие нынешнего или бывшего сотрудника округа, могут просмотреть личное дело, связавшись с отделом кадров.
 

VI. ИММИГРАЦИОННАЯ РЕФОРМА И СОБЛЮДЕНИЕ КОНТРОЛЯ: 

О. Новые сотрудники должны предоставить подтверждение права на трудоустройство, установленное Департаментом внутренней безопасности – Службой гражданства и иммиграции США – USCIS (ссылка C) и должны заполнить соответствующие части формы I-9 (приложение 2). Форма I-9 должна быть заполнена в сроки, установленные USCIS.

B. Каждый отдел или офис назначит сотрудника для заполнения части работодателя формы I-9 (приложение 2) в электронном виде в разделе Onboarding. Ксерокопия документа о соответствии требованиям сотрудника должна быть загружена в Onboarding. Любые проблемы, которые могут возникнуть с документацией сотрудника, должны быть решены в сроки, установленные USCIS.

C. В случае, если у нового сотрудника возникнут трудности с представлением требуемой документации в течение трех рабочих дней, лицо, принимающее решения, или назначенное им лицо немедленно свяжется со специалистом по персоналу. Если сотрудник не может предоставить требуемые документы в установленные сроки, он не может выполнять дальнейшую работу для округа до тех пор, пока сотрудник не сможет предоставить требуемые документы.

D. Отделы или офисы по найму не будут хранить оригиналы или дубликаты форм I-9 и подтверждающих документов. Отдел кадров будет хранить формы I-9 и фотокопии документов, подтверждающих соответствие требованиям сотрудника, в отдельных файлах. Эти файлы будут храниться в тайне и использоваться только в целях соблюдения применимого законодательства.
 

VII. СОТРУДНИК С ОГРАНИЧЕННЫМ СРОКОМ СРОК:

A. Объявления о вакансиях на должность с ограниченным сроком должны включать «Ограниченный срок».

B. Кандидаты, прошедшие собеседование на должности с ограниченным сроком, будут проинформированы отделом найма о характере должности с ограниченным сроком. Лица, нанятые на должность с ограниченным сроком действия, должны подписать форму подтверждения (приложение 1).
 

VIII. ПРОВЕРКА ДАННЫХ: 

A. Проверка биографических данных адаптирована к должностным обязанностям. Менеджеры по найму будут консультироваться с отделом кадров при принятии решения о масштабах проверки биографических данных.

Если информация, полученная в ходе проверки биографических данных, приводит к планам прекращения рассмотрения кандидата или планам принятия дисциплинарных мер в отношении текущего сотрудника, группа по набору персонала консультируется со специалистом по персоналу относительно соответствующего процесса.

B. Проверка биографических данных может проводиться внутри компании или через агентство по информированию потребителей (сторонний поставщик). Проверки, проводимые агентством по информированию потребителей, должны соответствовать Закону о достоверной кредитной истории (FCRA) (ссылка D). Департаменты или офисы, проводящие проверки биографических данных за пределами агентства по информированию потребителей, должны уведомить отдел кадров о проверке биографических данных и ее причинах.

Изучение или использование учетной записи заявителя в социальных сетях или поиск в Интернете может быть формой проверки биографических данных. Прежде чем выполнять этот тип проверки биографических данных, менеджеры по найму должны обсудить это со своим специалистом по персоналу. Департаменты или офисы не могут требовать от кандидата предоставления им доступа к учетным записям кандидатов в социальных сетях.

C. Проверка биографических данных агентства Consumer Reporting Agency в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности (FCRA):

1. Кандидаты на работу и нынешние сотрудники должны подписать форму раскрытия информации и разрешения FCRA для округа, чтобы получить проверку биографических данных от агентства по информированию потребителей.

2. По закону округ обязан отвечать на запросы заявителей и сотрудников о проверке биографических данных агентства по информированию потребителей в течение пяти (5) дней после получения запроса.

D. Проверка предыдущего опыта, образования и рекомендаций заявителя: 

1. Прежде чем сделать предложение о работе соискателю, менеджер по найму может проверить заявленные соискателем опыт и образование. Менеджер по найму также может связаться с личными или профессиональными рекомендациями заявителя в течение этого времени. Любая из этих проверок может быть выполнена через систему отслеживания кандидатов в отдел кадров или через поставщика услуг по проверке биографических данных, выбранного отделом кадров.

Е. Медицинская информация:

1. Медицинская информация может быть запрошена только после того, как заявителю будет сделано условное предложение о работе, или заявитель выразит потребность в разумном приспособлении. Запрашиваемая информация должна иметь отношение к способности заявителя выполнять основные функции работы и соответствовать деловой необходимости. Если заявитель запрашивает разумное приспособление, менеджер по найму должен связаться с администратором по вопросам вовлечения персонала.

2. Медицинская информация, полученная о заявителе, будет храниться отдельно от других записей и останется конфиденциальной.

F. Проверка на наркотики:

1. За исключением вакансий, перечисленных в Разделе (F)(3) ниже, все кандидаты должны будут пройти проверку на наличие наркотиков после поступления предложения о приеме на работу. Все предложения о трудоустройстве зависят от удовлетворительного результата тестирования. Условное предложение о приеме на работу должно быть отозвано для любого кандидата, который тестирует Неотрицательный или Положительный результат в соответствии с Политика управления персоналом 331.4.25, Раздел III, Рабочее место, свободное от наркотиков и алкоголя (ссылка A).

2. Кандидаты, которые отказываются или не проходят тестирование в первоначально запланированную дату, не будут рассматриваться в дальнейшем для приема на работу, за исключением случаев, когда это одобрено директором по персоналу или назначенным им лицом.

3. Следующие временные рабочие места не подлежат предварительному тестированию на наркотики:

а. Вакансии Совета по урегулированию (BOE)
б. Старшие должности налоговой отработки
в. Лица, повторно принятые на работу в течение 90 дней после увольнения
д. Предвыборные должности будут пересматриваться ежегодно или по мере необходимости директором по персоналу или назначенным им лицом.
е. Другие должности, утвержденные директором по персоналу после консультации с менеджером по рискам.

4. Вакансии для вакансий, требующих проверки на наркотики, будут включать в себя заявление о том, что требуется проверка на наркотики.

IX. ПОДПИСАТЬСЯ НА БОНУСЫ:

Менеджеры по найму могут предлагать бонусы за регистрацию кандидатам, которых трудно заполнить, или при других особых обстоятельствах, если это одобрено менеджером округа. Менеджеры по найму, желающие предложить такой бонус, должны сначала получить одобрение лица, принимающего решения, а затем проконсультироваться со специалистом по персоналу, прежде чем подавать запрос менеджеру округа (приложение 3).

____________________________
Джон Кефалас
Председатель Совета уполномоченных графства
(Утверждено BCC – Повестка дня согласования – 03)
(Подпись на оригинале, поданном в делопроизводство)

Распространение:
Все окружные департаменты и выборные должностные лица
Руководство по СОП по управлению записями (оригинал)

СК/вл

ДАТА: 16 марта 2021 г.

ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ: до замены

ГРАФИК ПРОВЕРКИ: Ежегодно или по мере необходимости

ОТМЕНА: Политика и процедура управления персоналом 331.2G; 15 декабря 2020 г.

КОРПУС(Ы):

1.  Форма признания сотрудников с ограниченным сроком действия – ЛЧР-84 (06)
2.  Подтверждение права на трудоустройство — форма I-9 (08 / 23)
3.  Форма неденежного бонуса или вознаграждения - ЛЧР-9 (02)
4.  Отказ от временного командирования, LCHR-69

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА):

A. Политика и процедура управления персоналом 331.4.25, Соблюдения правовых норм
B.  Законы о равных возможностях трудоустройства (EEO)
C.  Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 г.
D.  Закон о достоверной кредитной отчетности (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Политика округа Лаример BCC P # 15A; Кадровая политика Департамента шерифа
F.  Регулирующая политика: Политика 3.2 – Обращение с персоналом
G. Административная политика и процедура 351.4/Программа хранения документации
H. Менеджеры по найму Форма отправки пакета интервью