331.10 Внутренняя связь

ЦЕЛЬ: Целью этой политики является определение роли и функций внутренних коммуникаций в округе Лаример, а также улучшение и оптимизация внутренних коммуникаций для укрепления Руководящих принципов и стратегических приоритетов округа Лаример (ссылка C). Это включает в себя обеспечение того, чтобы информация, распространяемая среди сотрудников, была актуальной, легкодоступной, точной и подходящей как по содержанию, так и по количеству. Ожидается, что пользователи каналов связи округа Лаример будут использовать их в целях округа и соблюдать эту политику.

ОБЪЕМ: Настоящие Политика и Процедура распространяются на всех сотрудников округа Лаример и сотрудников окружной прокуратуры Восьмого судебного округа.

ОБЯЗАННОСТЬ:  Настоящей Политикой руководит директор по персоналу.

ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:  Ничто

ПЕРЕСМОТР РАЗДЕЛ (Значительные изменения по сравнению с предыдущей политикой):
НОВАЯ ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРА

ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРА:

I. ОБЩАЯ ПОЛИТИКА
Округ Лаример ожидает, что сотрудники будут использовать соответствующие средства связи (ссылка B) для целей округа и в соответствии с этой и другими соответствующими политиками и процедурами.

А. Лица, принимающие решения. Лица, принимающие решения в округе Лаример, несут ответственность за то, чтобы все сотрудники получали информацию и коммуникации, необходимые им для эффективного выполнения своей работы.

Б. Работники. Ожидается, что сотрудники будут читать внутреннюю переписку, в том числе электронную почту округа и информационные бюллетени сотрудников.

II. ВЫЯВЛЕННЫЕ УРОВНИ КОММУНИКАЦИЙ
Чтобы создать приоритет общения и уменьшить коммуникационную перегрузку для сотрудников, будет три уровня общения, как описано ниже.

A. Приоритет: Приоритетное общение предназначено для всех сотрудников округа Лаример. Содержимое приоритетных сообщений включает в себя необходимую информацию для сотрудников, чтобы они могли выполнять свою работу, а также использовать программы для улучшения их занятости и пакета льгот в округе Лаример (ссылка A). Приоритетная коммуникация может включать, помимо прочего, электронную почту округа, внутреннюю информацию, сообщения от менеджера округа, изменения процесса, объявления о программе, системные или экстренные оповещения, опросы сотрудников и любую информацию, которую руководство округа считает «приоритетной».

B. Вторичная: Вторичная коммуникация служит одной из двух целей. Первый может затронуть всех сотрудников, но не требует немедленного прочтения или ответа; и, во-вторых, влияет на целевые демографические данные сотрудников, такие как место работы, отдел, пол или возраст или роли в округе. Вторичная коммуникация может включать, помимо прочего, напоминания о преимуществах, оповещения о зданиях, обучение для конкретного отдела, целевые электронные письма, признание сотрудников и объявления на доске объявлений.

C. Общие: Общие сообщения не связаны с трудоустройством в округе Лаример, но содержат контент, относящийся к организации, и обычно также доступны для общественности. Общие сообщения могут включать, помимо прочего, объявления о программе, приглашения на мероприятия, общественную информацию, закрытие зданий, отзывы сообщества и сбор средств для программы.

III. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА ПО ОКРУГУ

А. Методы электронной почты. Электронные письма для всего округа отправляются одним из двух способов.

1. Gmail. Электронные письма для всего округа, отправляемые через Gmail, должны содержать [CW] в начале строки темы, с именем отправителя в поле «Кому:» и «Для всего округа» в поле «Скрытая копия:». К Gmail не привязана аналитика.

2. MailChimp. Электронные письма для всего округа, отправляемые через MailChimp, должны содержать [CW] в начале строки темы. Аналитика, такая как Open и Click Rates, доступна через MailChimp.

а. Open Rate — процент открытых писем сотрудниками.

б. Click Rate — процент сотрудников, которые нажали на внешние ссылки, указанные в электронном письме.

Б. Квалификация. Электронные письма для всего округа подпадают под уровень приоритетной связи, и контент должен соответствовать одной из следующих категорий, чтобы делиться ими через этот канал связи.

1. Объявление о новой услуге, ресурсе или изменении процедуры, затрагивающее более 70% сотрудников.

2. Запрос отзывов, ответов или действий от более чем 70% сотрудников посредством опроса, формы или других действий.

3. Экстренные уведомления о закрытии зданий, ненастной погоде или проблемах безопасности.

4. Проблемы с системой или программным обеспечением, затрагивающие более 70% сотрудников.

С. Ответственность

1. Электронные письма для всего округа. Электронные письма для всего округа будут рассмотрены и утверждены специалистом по коммуникациям и средствам массовой информации отдела кадров для утверждения контента и аудитории, а также для планирования электронных писем для всего округа.

а. Эл. адрес Internalcomms@larimer.org и включите содержание электронной почты, аудиторию и запрошенные даты для электронной почты всего округа. Контакт также может быть инициирован с помощью формы запроса CW по электронной почте (см. приложение 1).

2. Проблемы с системой или программным обеспечением. Электронные сообщения округа, касающиеся проблем с системой или программным обеспечением, будут обрабатываться соответствующим отделом, которому принадлежит система или программное обеспечение, и для этого не требуется одобрения специалиста по коммуникациям и средствам массовой информации отдела кадров. 

3. Экстренные уведомления: в зависимости от характера чрезвычайной ситуации, экстренные уведомления могут обрабатываться управляющим округом, персоналом объекта или ИТ-персоналом и не требуют одобрения со стороны специалиста по коммуникациям и средствам массовой информации отдела кадров.

_______________________________________
Джон Кефалас
Председатель Совета уполномоченных графства
(Утверждено BOCC - Согласованная повестка дня - 08)
(Подпись на оригинале, поданном в делопроизводство)

Распространение:
Все окружные департаменты и выборные должностные лица
Руководство по СОП по управлению записями (оригинал)

JG/вл

ДАТА: 10 августа 2021 г.

ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ: до замены

ГРАФИК ПРОВЕРКИ: каждые пять лет в июле или по мере необходимости.

ОТМЕНА: Нет

КОРПУС:

1. Форма запроса по электронной почте для всего округа

СПРАВКА:

1. Программа внутренней коммуникации
2. Текущие средства связи
3. Руководство по управлению политиками 4.0; Задачи Совета и стратегические цели