Хранение записей
Цель хранения документов округа состоит в том, чтобы предоставить учреждениям округа минимальный срок, в течение которого документы правительства округа должны храниться должностными лицами округа, прежде чем документы могут быть утилизированы на законных основаниях. График хранения устанавливает систематическую стандартную процедуру хранения и уничтожения записей, чтобы:
- Записи хранятся до тех пор, пока это необходимо для юридических, налоговых, административных и других целей округа.
- Записи хранятся до тех пор, пока этого требуют местные, государственные и федеральные правила.
- Записи, имеющие непреходящую ценность, постоянно сохраняются для исторических и других исследовательских целей.
- Записи, которые больше не нужны, уничтожаются.
В соответствии с применимыми законами программа обеспечивает следующие преимущества:
- Офисное пространство, файловое оборудование и сетевое хранилище лучше используются за счет удаления тех записей, которые больше не требуются для повседневной работы.
- Потребности в области хранения сводятся к минимуму за счет своевременного уничтожения записей, которые больше не имеют ценности для хранения.
- Экономия достигается за счет сокращения закупок дополнительного оборудования и расходных материалов для хранения и хранения документов.
- Затраты на персонал для хранения и поиска записей сведены к минимуму.
Любые вопросы, касающиеся Руководства по графику хранения или его содержания, следует направлять по адресу:
ИТ округа Лаример
Business Administration
Службы записи
Координатор систем записи
ССЫЛКИ, ДОКУМЕНТЫ, ФОРМЫ
| ЗАПИСЬ СЕРИИ НАЗВАНИЕ И ОПИСАНИЕ | МИНИМАЛЬНЫЙ СРОК ХРАНЕНИЯ |
|---|---|
| 1. НАБОР ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Файл может включать судебный приказ или другие документы, ограничивающие заработную плату работника. |
3 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 2. ЗАЯВЛЕНИЕ О СТРАХОВКЕ/ОТЛОЖЕННОЙ КОМПЕНСАЦИИ/СЧЕТА | 3 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 3. ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКИ | 1 ГОД + ТЕКУЩИЙ |
| 4. БАЛАНСИРОВКА ЗАРПЛАТЫ Файлы могут включать в себя: ежемесячную, ежеквартальную и годовую выверку, формы изменения заработной платы (аннулированные платежные чеки, ручные платежные квитанции, корректировки в основном файле сотрудника), индивидуальную балансирующую таблицу, запросы на аванс по заработной плате, стандартную форму изменения сотрудника. |
6 ГОД + ТЕКУЩИЙ |
| 5. РАЗРЕШЕНИЯ НА ВЫЧИСЛЕНИЕ ИЗ ЗАРПЛАТЫ Форма сотрудника, которая разрешает и утверждает конкретные вычеты из заработной платы по состоянию здоровья и другим вопросам. |
ДО ОБНОВЛЕНИЯ |
| 6. РЕГИСТР ЗАРПЛАТЫ | ПОСТОЯННАЯ |
| 7. ПРОЦЕДУРЫ ОТЧЕТНОСТИ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ | ДО ОБНОВЛЕНИЯ |
| 8. ОТЧЕТЫ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ Отчеты могут включать в себя: контрольный журнал, автоматический депозит, список с начала года, обновленный 190, QTD, доход с начала года, вычеты и часы, проверку занятости, кадровые документы, полный статус сотрудника, предварительную начисление заработной платы, обновление файла системной таблицы, год. -end W-2 и список лент, 941, ведение файла конца QTR, количество текущих сотрудников, список уволенных сотрудников QTD, страхование по безработице QTD, безработица, компенсация работникам, выход на пенсию, окончательный расчет заработной платы, ведение файла массовых изменений, ежегодное ведение файла , учет часов, реестр отчислений, аудит сотрудников, проверка занятости, статус, 125 / гибкие расходы, страхование, прямой депозит, отсроченная компенсация, кредитный союз, различные отчисления, страховка, регулируемая вручную, и реестр различных отчислений. |
3 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 9. ОБЗОР ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Запись может включать: имя сотрудника, код бухгалтерского учета отдела, валовую заработную плату, чистую прибыль и выплату за текущий год. |
ДО ОБНОВЛЕНИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНА РЕГИСТР ЗАРПЛАТЫ ВЕДЕТСЯ ПОСТОЯННО |
| 10. КВАРТАЛЬНЫЕ И ГОДОВЫЕ СВЕРКИ | 3 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 11. Табель рабочего времени (СОТРУДНИК) | 2 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 12. ФОРМЫ W-2 | 4 ГОДА + ТЕКУЩИЙ |
| 13. ФОРМЫ W-4 | ДО ПЕРЕСМОТРА + 4 ГОДА |
Отдел человеческих ресурсов
ЧАСЫ: Понедельник - Пятница, 8:00-4:30
200 West Oak, Suite 3200, Форт-Коллинз, Колорадо 80521
Почтовый ящик 1190, Форт-Коллинз, Колорадо 80522
ТЕЛЕФОН: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
Электронная почта отдела кадров
Команда преимуществ электронной почты
