Оборудование и виртуальные инструменты

Округ Лаример предоставит сотрудникам, утвержденным для удаленной работы, как обязательной, так и добровольной, ноутбук, док-станцию, монитор, клавиатуру и мышь. Если стандартные устройства не соответствуют потребностям удаленного работника, он обязан приобрести другие устройства.

Сотрудники могут использовать виртуальную частную сеть (VPN) для доступа к ресурсам в сети округа только на компьютере, выданном округом. Округ предоставляет ноутбук для обеспечения соблюдения стандартов безопасности и технологий округа. 

Сотрудники могут использовать свой домашний компьютер для доступа к сетевым ресурсам округа с помощью инфраструктуры виртуальных рабочих столов (VDI). Домашний компьютер с доступом в Интернет также можно использовать для прямого доступа к облачным службам округа. Эти службы включают набор продуктов Google или другие приложения «Программное обеспечение как услуга», к которым можно получить доступ с помощью портала аутентификации OKTA.

Сотрудники, как на добровольной, так и на обязательной удаленной работе, будут нести ответственность за собственное приобретение: принтеров (отдел ИТ рекомендует двусторонние лазерные принтеры, поддерживающие размер бумаги Legal для значительной печати — HP, Lexmark, Brother, Canon), веб-камер, гарнитур и двусторонних настольных документов. сканеры (устройства, поддерживающие TWAIN, Kofax или ISIS). 

Мебель для удаленного офиса уникальна для сотрудника. Дом каждого сотрудника, требования к мебели (пространство и дизайн) и эргономика сделают покупку этих предметов уникальной. Если у сотрудников есть вопросы по эргономичной мебели, обращайтесь к Координатор по безопасности управления рисками.

Сотрудники будут нести ответственность за покупку собственного стола, стула (Руководство по покупке кресла), стойки для мониторов, подставка для ног и любое другое оборудование, необходимое для удаленной работы.  

Услуги предоставили некоторые рекомендации для удаленной работы Варианты мебели. Сотрудники могут искать эти предметы и покупать самостоятельно.

Работники могут претендовать на Разрешение на подключение или может работать со своим Департаментом, чтобы определить, является ли устройство, выданное округом, более подходящим. Сотрудники могут ознакомиться с Политикой беспроводного подключения для получения дополнительной информации. Пособие по подключению, ранее известное как Пособие по использованию беспроводных устройств, предоставляет правомочным сотрудникам пособие по использованию беспроводных устройств и доступ в Интернет. Сотрудники, которым необходимо использовать беспроводное устройство округа для выполнения своих служебных обязанностей, или сотрудники, признанные обязательными удаленными работниками, могут иметь право на пособие.

Обе категории удаленных сотрудников, добровольно и обязательно, независимо от надбавки, и если у сотрудника нет устройства, выданного округом, несут ответственность за покупку собственного домашнего или сотового телефона (включая услугу) и интернет-услуги (включая любые связанные с ними услуги). оборудование для интернет-услуг и использования, такое как модемы, беспроводные маршрутизаторы или расширители беспроводного диапазона и/или оборудование ячеистой сети).

Начальник может разрешить сотруднику использовать дома расходные материалы для офиса округа. Примеры расходных материалов включают в себя: ручки/карандаши, блокноты, стикеры, скрепки для бумаги/папки, скоросшиватели, папки и бумагу. Ожидается, что сотрудник, работающий удаленно, будет информировать своего руководителя о том, что он берет расходные материалы из офиса для использования во время удаленной работы.

Сотрудники будут нести ответственность за покупку своих собственных чернил для принтера, если только не возникнут уникальные ситуации, когда сотруднику необходимо печатать для выполнения своей работы. Сотрудник должен обсудить со своим руководителем необходимость удаленной работы для печати.

Округ признает, что удаленная работа требует дополнительных технологий, оборудования и мебели. Мы надеемся облегчить бремя для сотрудников с обязательной удаленной работой, сотрудников, которым требуется удаленная работа в течение части или всех запланированных часов.

Сотрудники с обязательной удаленной работой имеют право на первоначальную стипендию в размере 1,200 долларов США после утверждения удаленной работы и каждый год после получения стипендии в размере 500 долларов США. Целью стипендии является предоставление работникам обязательной удаленной работы финансовой помощи для приобретения технологий, оборудования и мебели, соответствующих их потребностям удаленной работы.

Сумма стипендии будет выплачиваться из фонда заработной платы с удержанием соответствующего налога. Округ не потребует квитанций или документов для использования стипендии.

Округ предоставляет всем сотрудникам стандартные инструменты для встреч и общения, а также инструменты для электронной подписи:

• Gmail
• Zoom
• Приложения для сканирования документов на мобильных телефонах (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Сотрудники также могут использовать другие инструменты для видеоконференций в зависимости от поставщиков, с которыми работает сотрудник, такие как WebEx, GoToMeeting и Microsoft Teams, хотя использование этих инструментов уместно, поддержка для этих инструментов не предоставляется.

Текущая телефонная система округа Zoom позволяет использовать телефонную систему удаленно. Сотрудники могут переадресовывать добавочный номер своего округа на мобильный (или домашний) телефон, что позволяет перенаправлять все звонки непосредственно сотрудникам. Для получения дополнительной информации об использовании сотового телефона в бизнесе округа см. Политика беспроводной связи.

Департаменты или офисы по всему округу имеют разные системы, требующие доступа. Доступ к уникальным системам необходимо обсудить с вашим руководителем и ИТ-отделом, чтобы обеспечить надлежащий доступ при удаленной работе. В рамках своего заявления сотрудникам будет предложено указать любые уникальные системы, которые они регулярно используют в рабочих целях, чтобы обеспечить безопасный доступ.

Информация об электронной подписи

Округ поддерживает электронные подписи для документов, сотрудники могут обратиться к политике/процедуре использования электронных подписей, чтобы понять, какие документы могут иметь электронные подписи и как можно использовать электронные подписи.

Ассоциация Политика полномочий подписи устанавливает уровни утверждения подписи для департаментов графства и дает ссылку на перекрестное обучение и обучение нового персонала: (будет снова обновлено в ближайшее время - 100.2P)

У округа есть учетная запись Enterprise DocuSign, доступная для пользователей, которым необходимо регулярно создавать документы, требующие официальных подписей двух сторон, таких как контракты, соглашения и технические задания. Доступ к DocuSign можно получить через службу поддержки как часть нашего каталога дополнительного программного обеспечения или через Сервисный портал JSM и требует одобрения ведомства из-за платы за использование. Стандартные шаблоны доступны в DocuSign для общих рабочих процессов, таких как одобрение советом директоров или менеджером округа со штампами для печати прокурора округа.  

DocuSign необходимо использовать для контрактов, представляемых менеджеру округа или совету уполномоченных округа на утверждение, и рекомендуется для любых контрактов или соглашений с внешними сторонами. Для внутреннего электронного утверждения или простых электронных подписей PDF вы также можете использовать Adobe Pro. Для внутренних форм более выгодно преобразовать их в LogiForms. Отделы могут работать с ИТ-отделом для создания LogiForms для внутренних форм и рабочих процессов для отслеживания утверждений сотрудников, прошедших проверку подлинности.