331.6.24 - Отпуск по семейным обстоятельствам и болезни

ЦЕЛЬ:   Настоящие Политика и Процедура призваны помочь округу Лаример в соблюдении Закона о семейном отпуске и отпуске по болезни (ссылка A).

ОБЪЕМ:   Настоящие Политика и Процедура распространяются на всех сотрудников (ссылка С) округа Лаример и сотрудников окружной прокуратуры Восьмого судебного округа, за исключением выборных должностных лиц.

ОБЯЗАННОСТЬ:   Настоящей Политикой руководит директор по персоналу. 

ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:   Ничто

ПЕРЕСМОТР РАЗДЕЛ (Значительные изменения по сравнению с предыдущей политикой):

• Раздел III, С, 3
• Раздел VII, А
• Раздел VIII.
• Раздел IX, Б
• Раздел X, B и C (обновлено 9)
• Раздел XI.

ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРА:

I. ОБЩАЯ ПОЛИТИКА:

Округ предоставляет отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (FML) сотрудникам, которые соответствуют юридическим квалификационным требованиям в соответствии с федеральным законом и правилами (ссылка A), за исключениями, указанными ниже. Общие положения, касающиеся использования FML, изложены в настоящей политике и процедуре. Лица, принимающие решения, и назначенные ими лица будут консультироваться с отделом кадров, поскольку существует множество нормативных актов, которые могут касаться уникальных ситуаций, не указанных конкретно в настоящей политике.

II. СООТВЕТСТВИЕ ПРАВУ (приложение 7): Чтобы иметь право на участие в программе FML, сотрудники округа должны:

A. Работали в округе 12 месяцев или более (не обязательно месяцы подряд); А ТАКЖЕ

B. Отработал 1,250 часов или более (включая сверхурочные, но не включая оплачиваемый отпуск) в течение 12 месяцев, непосредственно предшествующих первому дню предлагаемого отпуска; А ТАКЖЕ

C. Иметь квалификационную причину FMLA для отпуска, как определено ниже.

III. ОТПУСК ПО СЕМЬЕ И МЕДИЦИНЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В СЛЕДУЮЩИХ ЦЕЛЯХ:

А. Медицинский отпуск:

1. «тяжелое состояние здоровья» работника;

B. Отпуск по семейным обстоятельствам (ссылка D):

1. «тяжелое состояние здоровья» супруга или родителя работника;

2. «Тяжелое состояние здоровья» ребенка работника в возрасте до 18 лет или старше, если ребенок инвалид как определено FMLA (ссылка A);

3. Присутствие родителей при рождении ребенка;

4. Родительский уход за ребенком после рождения или привязанность (в течение года после рождения); а также

5. Передача ребенка работнику на усыновление или патронатное воспитание (в течение одного года после усыновления).

C. Отпуск по военной необходимости и военный отпуск по уходу:

1. Имеющие право сотрудники могут иметь право на FML в связи с любой «квалификационной необходимостью», возникающей в связи с тем, что супруг, сын, дочь или родитель работника находятся на действительной службе или были уведомлены о предстоящем призыве на действительную службу. в вооруженных силах, как это определено FMLA (ссылка A). Продолжительность такого отпуска ограничена 12 неделями из 12-месячного периода, выбранного в политике FML округа. «Квалификационная необходимость» может включать:

а. развертывание в короткие сроки;
б. военные события и связанные с ними действия;
в. уход за детьми и школьные мероприятия;
д. финансовые и юридические механизмы;
е. консультирование;
ф. отдых и восстановление сил; а также
грамм. деятельность после развертывания.

2. Соответствующие критериям сотрудники, которые являются супругом, сыном, дочерью, родителем или ближайшим родственником застрахованного военнослужащего, могут иметь право на FML для ухода за застрахованным военнослужащим. Застрахованный военнослужащий - это действующий военнослужащий вооруженных сил, в том числе член Национальной гвардии или резерва, который проходит лечение, восстановление или терапию, находится в ином случае в амбулаторном статусе или иным образом находится в списке пенсионеров по временной нетрудоспособности, на серьезную травму или болезнь. Для действующего военнослужащего серьезной травмой или болезнью является травма или болезнь, полученная военнослужащим при исполнении служебных обязанностей на действительной службе, которая может сделать военнослужащего непригодным по состоянию здоровья для выполнения своих должностных обязанностей, разряда, звания или рейтинга. . К серьезной травме или болезни также относятся травмы или болезни, существовавшие до поступления военнослужащего на действительную военную службу и усугубившиеся в связи с выполнением служебных обязанностей на действительной службе. Такая травма или болезнь должны сделать военнослужащего непригодным по состоянию здоровья для выполнения обязанностей члена в должности, классе, звании или рейтинге. Продолжительность такого отпуска в сочетании с другим квалификационным отпуском FML ограничена 26 неделями в течение 12-месячного периода, считая с даты отпуска.

3. Соответствующие критериям сотрудники, которые являются супругом, сыном, дочерью, родителем или ближайшим родственником застрахованного ветерана, могут иметь право FML на уход за застрахованным ветераном. Застрахованный ветеран — это ветеран, уволенный по причинам, отличным от позорных, в течение пятилетнего периода до того, как работник впервые возьмет отпуск по уходу за этим ветераном, который проходит лечение, восстановление или терапию в связи с серьезной травмой или болезнью.  

Для ветерана серьезной травмой или заболеванием является травма или заболевание, полученное ветераном при исполнении служебных обязанностей на действительной военной службе в Вооруженных Силах или имевшее место до поступления на действительную службу ветерана и усугубленное несением службы по службе на действительной военной службе. .

Продолжительность такого отпуска в сочетании с другим квалифицированным семейным отпуском по состоянию здоровья ограничена 26 неделями в течение 12-месячного периода, выбранного в политике округа FML.

IV. ОПРЕДЕЛЕНИЕ "ТЯЖЕЛОГО СОСТОЯНИЯ ЗДОРОВЬЯ":

A. Серьезным состоянием здоровья является болезнь, травма, нарушение или физическое или психическое состояние, которое связано либо с пребыванием на ночь в медицинском учреждении, либо с продолжением лечения у поставщика медицинских услуг в связи с состоянием, которое либо мешает работнику выполнять свои обязанности. функции работника или мешает квалифицированному члену семьи участвовать в школе или других повседневных мероприятиях.

B. Серьезная травма или болезнь, как указано ранее в разделе «Отпуск по уходу за военнослужащим и/или ветераном».

V. ИСКЛЮЧЕНИЯ ИЗ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЯЖЕЛОГО СОСТОЯНИЯ ЗДОРОВЬЯ:

A. Добровольное или косметическое лечение, которое не является необходимым с медицинской точки зрения, если только не требуется стационарное лечение в больнице.

B. Обычные профилактические медицинские осмотры.

VI. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОДОЛЖЕНИЯ ЛЕЧЕНИЯ У ВРАЧА МЕДИЦИНСКИХ УСЛУГ:

A. При определенных условиях требование о продолжении лечения может быть удовлетворено периодом нетрудоспособности продолжительностью более трех полных календарных дней подряд в сочетании как минимум с двумя посещениями поставщика медицинских услуг или одним посещением и режимом непрерывного лечения, или нетрудоспособности. в связи с беременностью или нетрудоспособностью в связи с хроническим заболеванием. Другие состояния могут подпадать под определение продолжающегося лечения.

VII. СЕРТИФИКАЦИЯ:

A. Сотрудник должен предоставить достаточную информацию для поддержки необходимости любого FML, который может включать заполненную форму сертификации. См. приложение 8 для процессов и процедур FML.

B. В случае отпуска по болезни поставщик медицинских услуг работника должен будет подтвердить медицинскую необходимость отпуска для работника или необходимость отпуска по уходу за членом семьи и/или потребность в прерывистом отпуске или сокращенном графике работы. Для других FML сотрудник должен будет представить соответствующую документацию, подтверждающую необходимость FML, например формы сертификации, указанные выше (приложения 2, 3, 4, 5 и 6).

C. Отдел кадров может связаться с поставщиком медицинских услуг работника для уточнения или подтверждения медицинской информации, если это необходимо. Второе медицинское заключение может потребоваться за счет округа. Также могут потребоваться документы, подтверждающие родственные связи, усыновление или приемную семью.

D. Если потребность работника в FML сохраняется после одного года отпуска, округ потребует от работника предоставить новую медицинскую справку в каждый новый год отпуска FML.

VIII. ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ FML И КООРДИНАЦИЯ С ДРУГИМИ ПОЛИТИКАМИ ОТПУСКА:

A. Обязательное использование FML: Все сотрудники, отсутствующие на работе по какой-либо причине, должны запросить соответствующую форму отпуска. Сотрудник должен предоставить достаточную информацию своему непосредственному руководителю, чтобы руководитель мог определить соответствующую форму отпуска. Если запрошенный отпуск относится к категории FML, отпуск работника должен быть обозначен как FML в дополнение к другим применимым отпускам, таким как отпуск по болезни, отпуск, отпуск или отпуск по болезни без содержания (SLWOP) (ссылка B). См. приложение 8 для процессов и процедур FML.

B. Использование накопленного оплачиваемого отпуска:

1. Сотрудники могут использовать накопленный отпуск во время работы в FML. Сначала они должны использовать отпуск по болезни, пока он не будет исчерпан. После того, как отпуск по болезни исчерпан, работник может использовать другие подходящие формы оплачиваемого отпуска по своему усмотрению. Запросы на использование отпуска в связи с отсутствием по болезни, когда отпуск работника по болезни не был исчерпан, должны быть рассмотрены и подтверждены в письменной форме директором по персоналу или назначенным им лицом. Если работник выбирает неоплачиваемый FML, он должен использовать достаточное количество накопленного отпуска за каждый платежный период, чтобы покрыть стоимость любых зачислений на льготы, штрафы или другие соответствующие вычеты. От сотрудников не требуется исчерпать накопленный отпуск перед использованием отпуска по болезни без сохранения содержания (SLWOP).

2. Лицо, принимающее решение, может отказаться от положений раздела выше, касающегося добровольного использования оплачиваемого отпуска. Чтобы отказаться, лицо, принимающее решение, должно принять внутреннюю политику, в которой рассматриваются причины обязательного использования накопленного оплачиваемого отпуска и порядок использования внутренней политики. Лицо, принимающее решения, должно консультироваться с директором по персоналу или назначенным им лицом в рамках этого процесса разработки внутренней политики.

C. Если сотрудник решит не использовать оплачиваемый отпуск во время пребывания в FML или исчерпал остаток оплачиваемого отпуска до его окончания, отпуск будет помечен как отпуск по болезни без сохранения содержания (SLWOP) в его табеле учета рабочего времени.

IX. КОЛИЧЕСТВО ДОСТУПНОГО ОТПУСКА:

A. Соответствующие требованиям сотрудники имеют право на получение FML до 12 рабочих недель в течение 12-месячного периода, в зависимости от причины отпуска. Сотрудники, запрашивающие отпуск в течение одного 12-месячного периода для ухода за застрахованным военнослужащим с серьезной травмой или болезнью, имеют право взять до 26 рабочих недель FML (военный отпуск по уходу).

Скользящий 12-месячный цикл, измеренный в обратном направлении, используется для определения того, какая сумма FML доступна для сотрудника.

B. Состоящие в браке работники, нанятые округом, берущие отпуск в связи с рождением ребенка, помещением ребенка путем усыновления или передачи на попечение, или для ухода за родителем работника с серьезным заболеванием, ограничены в соответствии с FMLA общей суммой 12 недель отпуска. Если одному или обоим работникам необходимо взять дополнительный отпуск из-за серьезного состояния здоровья или для ухода за своим супругом или ребенком, они могут взять дополнительный отпуск в соответствии с FMLA при условии, что у них есть остаток FML.

C. Сотрудники могут брать отпуск в определенный период времени или на прерывистой основе, как указано в медицинском заключении.

X. ЗАЩИТА В СООТВЕТСТВИИ С FML:

A. Страховые выплаты:

1. Округ продолжает выплачивать страховые взносы, которые он обычно платит, если таковые имеются, за работника на FML.

2. Работник должен продолжать платить страховые взносы, которые он обычно платит, если таковые имеются, во время пребывания на FML.

3. Работник может принять решение о прекращении страхования, чтобы исключить выплату премий во время отпуска; однако сотрудник должен уведомить отдел кадров до прекращения выплат.

4. Если страховые взносы не выплачиваются, страховое покрытие прекращается, и работник может нести ответственность за любые понесенные медицинские расходы.

B. Находясь на FML, сотрудники будут продолжать начислять больничные и отпускные по той же ставке начисления, если они находятся в оплачиваемом статусе не менее половины любого периода оплаты.

C. Сотрудникам будет предоставлен отпуск за любые праздники, отмечаемые округом, которые приходятся на то время, пока работник находится на FML, если они находятся в оплачиваемом статусе не менее половины любого периода оплаты.

D. Работники получат безусловное повышение заработной платы во время пребывания на FML.

XI. ВЕРНУТЬСЯ К РАБОТЕ:

A. Для сотрудников, возвращающихся из FML из-за серьезного состояния здоровья, уведомление о возвращении на работу от поставщика медицинских услуг работника должно быть представлено специалисту по отпуску кадров до того, как сотрудник вернется на работу. Кроме того, перед возвращением на работу от работника может потребоваться подтверждение пригодности к выполнению служебных обязанностей. Непредоставление этих документов может привести к задержке возвращения работника на работу.

B. Когда сотрудник возвращается из FML, он должен быть восстановлен на той же работе или на эквивалентной работе.

C. Если сотрудник исчерпал свой доступный FML и не может вернуться к работе, он должен запросить разрешение на дополнительный отпуск у лица, принимающего решения, или уполномоченного лица (ссылка B).

D. «Ключевые сотрудники» не могут быть восстановлены на своих должностях, если это нанесет округу существенный и тяжкий экономический ущерб.

1. «Ключевой сотрудник» входит в число десяти процентов самых высокооплачиваемых сотрудников округа Лаример. Если сотрудник считается «ключевым сотрудником» округа, это будет указано в форме Уведомления FML о правах и правах и обязанностях (приложение 1).

2. Восстановление «ключевых сотрудников» будет оцениваться отделом кадров в каждом конкретном случае.

XII. МЕДИЦИНСКИЕ ЗАПИСИ FML:

  Медицинская информация FML является конфиденциальной и хранится отдельно от другой информации персонала.

XIII. ПРИМЕНЕНИЕ FMLA:

A. FMLA запрещает округу Лаример:

1. Вмешиваться, ограничивать или запрещать осуществление любого права, предусмотренного FMLA.

2. Увольнять или дискриминировать любое лицо за противодействие любой практике, признанной незаконной в соответствии с FMLA, или за участие в любом судебном разбирательстве в соответствии с FMLA или в связи с ним.

B. Сотрудник может подать жалобу в Министерство труда США или может подать частный иск против округа Лаример.

C. FMLA не затрагивает какой-либо федеральный закон или закон штата, запрещающий дискриминацию, и не заменяет собой любой закон штата или местного законодательства или коллективный договор, который предоставляет более широкие права на отпуск по семейным обстоятельствам или отпуск по болезни.

_______________________________________

Джоди Шеддак-МакНалли
Председатель Совета уполномоченных графства
(Утверждено BOCC – Повестка дня согласования – 02)
(Подпись на оригинале, поданном в делопроизводство)

Распространение:
Все окружные департаменты и выборные должностные лица
Руководство по СОП по управлению записями (оригинал)

СК/вл

ДАТА:  7 февраля 2023

ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ: До замены

РАСПИСАНИЕ ПРОСМОТРА: Каждые три года в январе или по мере необходимости.

ОТМЕНА:  Политика и процедура управления персоналом 331.6.24I; 26 октября 2021 г.

КОРПУСА:

1. Уведомление FMLA о соответствии требованиям, а также форма прав и обязанностей, WH-381 (06/20)
2. Сертификация поставщика медицинских услуг FMLA для серьезного состояния здоровья сотрудника, WH-380-E (06/20)
3. Сертификация поставщика медицинских услуг в отношении серьезного состояния здоровья члена семьи, WH-380-F (06/20)
4. Удостоверение о квалификации для военного отпуска по семейным обстоятельствам, WH-384 (06/20)
5. Свидетельство о серьезной травме или болезни военнослужащего, находящегося под защитой, для отпуска по семейным обстоятельствам, WH-385 (06/20)
6. Справка о серьезной травме или болезни ветерана для отпуска по уходу за военными, WH-385-V (06/20)
7. Обзор FMLA
8. Блок-схема ФМЛ

Ссылки:

A.  Закон о семейном и медицинском отпуске
B.  Политика и процедура управления персоналом 331.6, Преимущества
C. Руководство по политике управления; 3.2 – Обращение с персоналом
D.  Закон штата Колорадо об уходе за семьей (CO HB 13-1222)