331.8 - Корректирующие и неблагоприятные действия; Порядок рассмотрения жалоб; и процесс решения проблем

ЦЕЛЬ:   Настоящая Политика предназначена для предоставления средств для рассмотрения и решения проблем, возникающих в связи с работой или поведением сотрудников.

ОБЪЕМ:   Настоящие Политика и Процедура распространяются на всех сотрудников (ссылка C) округа Лаример и сотрудников офиса окружного прокурора Восьмого судебного округа, за исключением сотрудников офиса шерифа округа Лаример.

ОБЯЗАННОСТЬ:   Настоящей Политикой руководит директор по персоналу.

ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:  Ничто

ПЕРЕСМОТР РАЗДЕЛ (Значительные изменения по сравнению с предыдущей политикой):

• Раздел IV.А (добавлен)
• Раздел IV.B (удален)
• Раздел IV.D (удален)
• Раздел VI.C (удален)

ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРА:

I. ОБЩАЯ ПОЛИТИКА:

Настоящие Политика и Процедура предоставляют средства для рассмотрения и решения проблем, возникающих в связи с работой или поведением сотрудников. Процессы и дисциплинарные меры (корректирующие действия, неблагоприятные действия) не являются прогрессивными и могут быть реализованы на основе предполагаемого воздействия на бизнес-подразделение и могут включать такие соображения, как диапазон, серьезность, характер, частота, риск, эффект, или общественное мнение о производительности или поведении вызывает озабоченность.

II. УСЛОВИЯ:

Лицо, принимающее решения: в настоящей политике и процедуре термин «лицо, принимающее решения» относится к выборному должностному лицу, директору области обслуживания или руководителю отдела, который принимает окончательное решение о Неблагоприятном действии.

III. СОТРУДНИК СТАТУС:

A. Временные сотрудники: сотрудники на временных должностях остаются на работе по взаимному согласию сотрудника и округа. Либо сотрудник, либо округ могут прекратить трудовые отношения по своему желанию, с указанием причины или без таковой, в любое время и без соблюдения каких-либо процедур решения проблем, повышения производительности или принятия неблагоприятных мер. Департаменты или офисы должны проконсультироваться со специалистом по персоналу до увольнения.

B. Штатные сотрудники и сотрудники с ограниченным сроком действия (ссылка B):

1. Испытательный срок: сотрудники проходят испытательный срок в соответствии с политикой округа (ссылка A). В течение испытательного срока работники остаются на работе по взаимному согласию работника и округа. Либо работник, либо округ могут прекратить трудовые отношения по своему желанию, с указанием причины или без таковой, в любое время и без соблюдения какого-либо процесса решения проблем, повышения производительности, неблагоприятных действий или рассмотрения жалоб. Округ может в одностороннем порядке продлить испытательный срок работника. В случае продления испытательного срока работник остается на испытательном сроке до даты, письменно указанной лицом, принимающим решение.

2. Пост-испытательный срок: после успешного прохождения работником испытательного срока округ не может прекратить трудовые отношения без причины.

C. Назначенные должностные лица: Сотрудники на назначенных должностях, указанных в политике округа, остаются на работе по взаимному согласию сотрудника и округа (ссылки A и D). Либо Назначенное должностное лицо, либо округ могут прекратить трудовые отношения по своему желанию, с указанием причины или без таковой, в любое время и без соблюдения каких-либо процедур решения проблем, повышения производительности или принятия неблагоприятных мер.

D. Выборные должностные лица: Избранные должностные лица избираются гражданами округа Лаример и не подпадают под действие этой политики.

IV.    ПРОЦЕССЫ:

Руководители несут ответственность за управление деятельностью и поведением своих сотрудников. При возникновении проблем с производительностью или поведением руководители должны принять незамедлительные меры для разрешения ситуации. Следующие процессы могут использоваться для оценки производительности или поведения.

A. Оценка эффективности используется для определения и обсуждения производительности, включая рейтинги, соответствующие текущей производительности. Оценка производительности проводится в конце испытательного срока и ежегодно.

B. Корректирующие действия предпринимаются, чтобы помочь сотрудникам исправить работу и улучшить поведение, которое не соответствует ожиданиям и стандартам, установленным округом Лаример. Корректирующие действия не приводят к потере или уменьшению заработной платы или разряда сотрудника. Характер, необходимость и количество Корректирующих действий могут рассматриваться как фактор при назначении Неблагоприятного действия.

C. Неблагоприятные действия — это серьезные действия за выполнение работы или поведение, несовместимое с ожиданиями и стандартами, установленными округом Лаример. Неблагоприятные действия включают отстранение от должности без сохранения заработной платы, принудительное понижение в должности или увольнение. Побочные действия не обязательно выполнять в процессе. Неблагоприятное действие может быть инициировано в зависимости от частоты или серьезности ситуации.

V.    ОСНОВАНИЕ ДЛЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ НЕГАТИВНЫХ ДЕЙСТВИЙ:

Округ Лаример ожидает, что все сотрудники будут вести себя так, чтобы это положительно отражалось на работе округа. Сотрудники могут быть подвергнуты корректирующим или неблагоприятным действиям за производительность или неправомерное поведение, включая, помимо прочего, перечисленные ниже.

А. Неудовлетворительное выполнение должностных обязанностей;

B. Умышленное или неосторожное поведение, угрожающее безопасности или благополучию сотрудников или населения;

C. Небрежное или преднамеренное повреждение или растрата имущества или ресурсов округа;

D. Отказ или несоблюдение политики или процедуры округа или департамента/офиса;

E. Отказ или невыполнение законной инструкции, постановления или закона;

F. Ненадлежащее поведение по отношению к сотрудникам округа, общественности или другим лицам, ведущим бизнес с округом, включая поведение в нерабочее время, которое влияет на деятельность округа;

G. Хранение (кроме хранения, необходимого для выполнения служебных обязанностей), потребление, допущение к нахождению под воздействием алкоголя или контролируемых веществ, или положительный результат теста на алкоголь или контролируемые вещества, или злоупотребление предписанными лекарствами, в то время как в рабочий статус;

H. Злоупотребление отпуском, отсутствие без уважительной причины, незарегистрированное отсутствие, опоздание или прогул;

I. Осуждение, признание или заявление о признании вины нет спора (без оспаривания) к преступлению, которое затрагивает трудовые обязанности работника или вызывает конфликт интересов с работой работника;

J. Разумное убеждение в том, что сотрудник совершил или участвовал в действии, противоречащем интересам округа, включая, помимо прочего, уголовное деяние;

K. Вымогательство или получение взяток в ходе работы округа;

L. Неправомерное использование средств или имущества округа;

M. Неправомерное использование или несанкционированное раскрытие официальной или конфиденциальной информации;

N. Запугивание, преследование и/или дискриминация;

O. Фальсификация или введение в заблуждение, связанные с бизнесом или интересами округа;

P. Неспособность получить или сохранить требуемую лицензию, сертификацию или квалификацию;

Q. Разумное убеждение в том, что сотрудник занимался законной деятельностью за пределами территории округа в нерабочее время, когда такая деятельность является конфликтом интересов или кажется конфликтом интересов с работой сотрудника или связана с добросовестной квалификацией. .

VI. ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ (корректирующие действия):

А. Установление ожиданий в отношении производительности — это целенаправленный подход, направленный на то, чтобы помочь сотруднику улучшить свою производительность или поведение. Это может включать в себя устную и/или письменное коучинг, описание оценки эффективности и/или корректирующие действия.

B. Руководители проконсультируются со специалистом по кадрам, прежде чем давать сотруднику оценку эффективности работы ниже ожидаемого или корректирующее действие.

VII.     РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ:

А. Неформальное решение проблем:

1. Если у работника есть вопросы, опасения или возражения по поводу рабочего вопроса, работнику рекомендуется незамедлительно обсудить этот вопрос со своим непосредственным руководителем. При необходимости сотрудник может проконсультироваться с главным специалистом по персоналу.

2. Руководитель выслушает опасения сотрудника и соответствующим образом отреагирует. При необходимости руководитель консультируется с главным специалистом по персоналу.

3. Если этот неформальный процесс не решает проблему, сотрудник имеет право подать формальный запрос на решение проблемы.

B. Официальный запрос на решение проблемы:

1. Официальный запрос на решение проблемы будет отправлен в письменной форме лицу, принимающему решение, или назначенному им лицу. Никакой конкретной формы не требуется.

2. Формальный запрос на решение проблемы должен:

а. быть идентифицирован как Официальный запрос на решение проблемы;
б. идентифицировать запрашивающего сотрудника;
в. конкретно опишите проблему или озабоченность; а также
д. указать искомое средство правовой защиты.

3. Формальный запрос на решение проблемы должен быть подан в течение тридцати календарных дней с момента действия или решения, которые привели к возникновению запроса на решение проблемы или неудовлетворительного решения неофициального процесса.

4. Лицо, принимающее решение, или назначенное им лицо проконсультируется и предоставит копию Официального запроса на решение проблемы директору отдела кадров или назначенному лицу.

5. Лицо, принимающее решение, или назначенное им лицо встретится с сотрудником, чтобы обсудить формальный запрос на решение проблемы. Эта встреча состоится в течение десяти рабочих дней с момента получения официального запроса на решение проблемы, если директор по персоналу или назначенное им лицо не утвердит продление. Цель этой встречи состоит в том, чтобы лицо, принимающее решения, или назначенное им лицо выслушали и собрали информацию от сотрудника по вопросам, поднятым в официальном запросе на решение проблемы.

6. Лицо, принимающее решение, или назначенное им лицо направит сотруднику письменное решение в течение десяти рабочих дней после встречи с официальным запросом на решение проблемы. Директор по персоналу или назначенное им лицо должны одобрить письменное решение до того, как оно будет предоставлено сотруднику. Лицо, принимающее решение, или назначенное им лицо должны встретиться с сотрудником, чтобы обсудить письменное решение.

7. Решение Лица, принимающего решения, или назначенного им лица по Формальному запросу на решение проблемы является окончательным.

VIII. ПОБОЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ:

A. Типы побочных действий:

1. отстранение: временное перевод работника в безвозмездное, неисполняющее обязанности;

2. принудительное понижение в должности: принудительное назначение работника на работу с более низким классом и/или окладом по дисциплинарным причинам; или

3. увольнение: принудительное отделение работника от окружной службы.

B. Надзорный орган, рассматривающий Неблагоприятное действие, должен подготовить письменное Предварительное уведомление о Неблагоприятном воздействии:

1. идентификация работника;

2. производительность или поведение, которые являются основанием для возможного Неблагоприятного действия, включая соответствующие даты, нарушения политики и любое необходимое объяснение влияния на бизнес; и

3. время и место обязательной встречи ЛПР, отдела кадров и работника.

C. Предварительное уведомление будет рассмотрено директором отдела кадров или назначенным им лицом и прокуратурой округа до того, как оно будет выдано сотруднику.

D. Предварительное неблагоприятное уведомление должно быть доставлено сотруднику таким образом, чтобы разумно гарантировать и установить получение работником уведомления.

E. Лицо, принимающее решения, или назначенное им лицо может отправить работника в оплачиваемый отпуск до принятия окончательного решения.

F. На встрече, предшествующей неблагоприятным действиям, сотрудник будет иметь возможность ответить на вопросы, представленные в предварительном уведомлении о неблагоприятных действиях. Директор по персоналу или назначенное им лицо будет вести и записывать встречу.

G. За счет работника на этом собрании работник может иметь адвоката. Если сотрудник должен быть представлен адвокатом, он должен уведомить директора по персоналу или его уполномоченного в течение времени, установленного в письменном Предварительном уведомлении о негативных последствиях, о том, что он будет представлен, чтобы прокурор округа или назначенное лицо могли присутствовать.

H. После встречи лицо, принимающее решение, рассмотрит информацию, предоставленную сотрудником, а также всю другую информацию, которую он сочтет уместной. Окончательное решение лица, принимающего решения, Уведомление о решении, будет рассмотрено директором отдела кадров или его уполномоченным лицом и окружным прокурором или назначенным лицом до того, как оно будет передано сотруднику.

I. В течение разумного времени после собрания лицо, принимающее решения, представит письменное Уведомление о решении относительно неблагоприятных действий. Письменное Уведомление о решении будет доставлено сотруднику таким образом, который в разумных пределах обеспечит и установит получение работником. Письменное уведомление о решении должно содержать следующее:

1. Изложение оснований для действий, включая выводы о деятельности и/или поведении, соответствующие даты, нарушения политики, любое необходимое объяснение влияния на бизнес и любые необходимые определения достоверности;
2. Заявление о действиях, которые необходимо предпринять;
3. Дата вступления в силу действия;
4. Заявление о том, что работник имеет право пожаловаться на неблагоприятное действие, включая конкретную ссылку на Процедуру рассмотрения жалоб округа ниже.
5. Копия данной политики.

IX. ЖАЛОБА:

A. Процедура рассмотрения жалоб — это метод, с помощью которого сотрудник может добиваться пересмотра решения о неблагоприятных действиях лица, принимающего решения. Проверка решения включает в себя то, допустило ли лицо, принимающее решение, ошибку при применении политики округа, не применила ли эту политику, не рассмотрело ли соответствующие доказательства, посчитало ли это не относящимся к делу доказательством и/или если уведомление о решении не устанавливает должным образом обоснование решения.

B. Жалоба должна быть подана в письменном виде директору отдела кадров или его назначенному лицу, специалисту по персоналу и лицу, принимающему решения.

1. В жалобе должно быть четко указано:

а. основание, на котором работник возражает против решения о неблагоприятных действиях, включает:

     я. Ошибка применения политики или отказ применить политику в процессе неблагоприятных действий или в процессе принятия решений.
    II. Соответствующие доказательства или информация, которые не учитывались в процессе принятия решения.
   III. Нерелевантные доказательства или информация, которые учитывались в процессе принятия решения.
   IV. Уведомление о решении не дает адекватного обоснования решения.

б. запрошенное работником решение.

2. Срок подачи:

а. Жалоба должна быть подана в течение семи (7) дней после получения работником письменного решения. Если работник не подаст жалобу в течение этого периода времени, жалоба будет считаться несвоевременной и добровольным отказом работника от прав на жалобу. Подача жалобы не приведет к задержке или иному влиянию на дату вступления в силу Неблагоприятного действия.
б. Несвоевременная подача Жалобы может быть отменена по решению Директора по персоналу, если имеются доказательства непредвиденного происшествия, неизбежного препятствия или несчастного случая, которые помешали своевременной подаче жалобы.

3. Процедура:

а. Директор по персоналу или назначенное им лицо рассмотрит Жалобу и любую дополнительную информацию, доступную директору по персоналу, необходимую для определения того, было ли решение основано на ошибке или не подтверждено доказательствами, в частности, в соответствии с Разделом IX (A). И сотрудник, и лицо, принимающее решения, должны участвовать в этом процессе, включая, помимо прочего, предоставление дополнительной информации, ответы на вопросы и общение с директором по персоналу.
б. Директор по персоналу или назначенное им лицо выдает письменное решение в течение разумного периода времени. В письменном решении будут рассмотрены вопросы, поднятые в Жалобе, и основное внимание будет уделено действиям и/или поведению, упомянутым в Предварительном неблагоприятном действии и Уведомлении о решении.

1. Если решение состоит в том, чтобы отменить или изменить действия лица, принимающего решения, в решении будут изложены все действия, которые необходимо предпринять для разрешения жалобы.
2. Ни при каких обстоятельствах директор по персоналу или назначенное им лицо не может налагать более строгие меры, чем действия лица, принимающего решения.
3. Если решение состоит в том, чтобы подтвердить действие лица, принимающего решения, решение должно информировать работника о том, что решение является окончательным.

_______________________________________

Джоди Шеддак-МакНалли
Председатель Совета уполномоченных графства
(Утверждено BOCC – Повестка дня согласования – 11)
(Подпись на оригинале, поданном в делопроизводство)

Распространение:
Все окружные департаменты и выборные должностные лица
Руководство по СОП по управлению записями (оригинал)

CK / jw

ДАТА: 14 ноября 2023 г.

ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ: до замены

ГРАФИК ОБЗОРОВ: Каждый год в ноябре или по мере необходимости.

ОТМЕНА: Политика и процедуры управления персоналом 331.8G; 16 мая 2023 г.

КОРПУС(Ы): Нет

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА):

A. Политика и процедура управления персоналом, 331.4, Условия занятости
B. Политика и процедура управления персоналом, 331.2, Подбор, заявления и прием на работу, Раздел VII, Сотрудник с ограниченным сроком
C. Руководство по политике управления: Политика 3.2 – Обращение с персоналом
D. Назначенные должностные лица, Приложение